Kommunales Archiv; Informationen zur Archivpflege

Die Gemeinden, Landkreise und Bezirke regeln die Archivierung der bei ihnen erwachsenen Unterlagen in eigener Zuständigkeit.

Die Archive in den Gemeinden, Landkreisen und Bezirken haben die Aufgabe geschichtlich wichtige Unterlagen zu archivieren. Sie stellen die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benützung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicher. 

Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen Personen oder bei juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. Unterlagen sind vor allem Akten, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das von den Archiven ergänzend gesammelt wird.

Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.

Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.

Die Archivbestände können z. B. frühere Amtsbücher und Verwaltungsakten, Altbestände der Gewerbe- und Einwohnerregister, Karten und Pläne sowie Sammlungen von Druckschriften, Fotografien und Zeitungsartikeln umfassen.

Die Archive erteilen Auskünfte, unterstützen bei Recherchen und fördern die Erforschung der Gemeinde-, Landkreis- oder Bezirksgeschichte.

Landkreise und Bezirke, die keine eigenen Archive unterhalten, haben Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem zuständigen staatlichen Archiv zur Übernahme anzubieten.